دفتر حسابرسی داخلی

تفکیک وظایف یک کنترل داخلی کلیدی است که با هدف به حداقل رساندن وقوع خطاها یا کلاهبرداری ها با اطمینان از اینکه هیچ کارمندی توانایی انجام خطاها یا کلاهبرداری ها یا کلاهبرداری ها را در دوره عادی وظایف خود ندارد ، به حداقل می رساند. به طور کلی ، وظایف ناسازگار اولیه که نیاز به تفکیک دارند عبارتند از:

• مجوز یا تأیید
• حضانت دارایی
• ضبط معاملات
• فعالیت آشتی/کنترل

برخی از نمونه های وظایف ناسازگار عبارتند از:

• مجاز به معامله ، دریافت و حفظ حضانت دارایی که ناشی از معامله است
• دریافت وجوه (چک یا پول نقد) و تأیید نوشتن مطالبات مطالبات
• آشتی دادن صورتها/حساب های بانکی و ورودی های رزرو به General Ledger
• واریز پول نقد و آشتی دادن صورتهای بانکی
• تأیید کارت های زمانی و حضانت چک پرداخت

اگر کنترل داخلی مؤثر باشد ، باید در بین کسانی که رویه های حسابداری یا فعالیت های کنترل و کسانی که دارایی را اداره می کنند ، یک تقسیم کافی از مسئولیت ها وجود داشته باشد. در حالت ایده آل ، کارمندان جداگانه هر یک از چهار وظیفه اصلی را انجام می دهند. به طور کلی ، جریان پردازش معاملات و فعالیتهای مرتبط باید به گونه ای طراحی شود که کار یک فرد مستقل باشد یا از کار دیگری استفاده کند. این ترتیبات خطر خطای کشف نشده را کاهش می دهد و فرصت ها را برای دارایی های نامناسب یا پنهان کردن سوء استفاده های عمدی در صورتهای مالی محدود می کند.

هنگامی که وظایف به دلیل کوچک بودن یک واحد نمی توانند به اندازه کافی تفکیک شوند ، مهم است که کنترل ها ، مانند بررسی دقیق نظارت بر فعالیت ها ، برای کاهش خطرات در نظر گرفته شود.

تفویض اختیار

در محیط شلوغ و پویا امروز برای یک فرد غیرممکن است که تمام وظایف و وظایفی را که برای دستیابی به اهداف دانشگاه لازم است انجام دهد. برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان ، مدیران اختیار خود را به کارمندان واگذار می کنند تا تصمیمات و اقدامات مرتبط با آن به موقع اتفاق بیفتد. نمایندگی اقتدار (DOA) فرایندی رسمی است که در آن یک شخص اختیارات و مسئولیت شخص دیگری را برای انجام فعالیت های خاص ارائه می دهد. به طور معمول یک مدیر برای یک معامله خاص به یک زیردستان یک مرجع خاص واگذار می کند (به عنوان مثال اصلاح مجدد تا 500 دلار). با این حال ، شخصی که کار را واگذار کرده است ، نسبت به نتیجه کار تفویض شده پاسخگو است. اگر DOA به درستی انجام شود ، دانشگاه می تواند ضمن ایجاد مهارت های نیروی کار خود ، در وقت و هزینه صرفه جویی کند. مدیران باید چارچوبی را تهیه کنند که در آن انواع معاملات و آستانه های مربوط به دلار را که در آن صلاحیت خود را به فرد دیگری واگذار می کنند ، مستند کنند. این مستندات باید به عنوان تغییر پرسنل در واحد خود حفظ شود. این حداقل باید شامل شود: دوره زمانی مشخص شده بیشتر از یک سال ، نام فرد و عنوان ، نوع معاملات و محدودیت های مربوط به دلار و دامنه اقتدار. مدیران باید اطمینان حاصل كنند كه افرادی كه مرجع واگذار شده را دریافت كرده اند به درستی آموزش دیده اند و در سیاست های دانشگاهی كه حاکم بر مقامات تفویض شده است ، به خوبی آگاه هستند. حداقل سالانه ، چارچوب DOA باید برای مناسب بودن بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که اهداف دانشگاه در حالی که خطر را برای یک سطح قابل قبول محدود می کند ، حاصل می شود.

نظارت بر کارت

کنترل کلیدی برای اطمینان از اثربخشی برنامه کارت خرید واحد شما یک روند بررسی و تأیید نظارت قوی است. خرید نقش ها و مسئولیت های کارت نیاز دارد که تأیید کنندگان معامله معاملات دارنده کارت را برای مشروعیت و رعایت سیاست های دانشگاه تأیید کنند. این امر به راحتی از طریق بررسی نظارتی ماهانه بیانیه حساب و حمایت از کارتان کارت و اسناد پشتیبان حاصل می شود و از امضای داوری مشهود است.

بررسی ماهانه نظارت را انجام دهید:

• اطمینان حاصل کنید که رسیدهای کافی وجود دارد و تمام خریدهای نشان داده شده در بیانیه ماهانه دارندگان کارت را مطابقت می دهد.
  • اگر اسناد پشتیبانی ارائه نشده است ، از دارنده کارت بخواهید که آن را تهیه کند یا نسخه ای را از فروشنده بدست آورد.
  • در صورت شناسایی معاملات سوال برانگیز ، برای توضیح در مورد معامله با دارنده کارت تماس بگیرید.
  • در صورت امکان توضیحات را با سایر پرسنل دپارتمان تأیید کنید (به عنوان مثال توضیحات ارائه شده این بود که این کالا به درخواست دکتر اسمیت خریداری شده است).
  • اگر دارنده کارت قادر به پشتیبانی مناسب یا توضیح یک معامله سوال برانگیز نیست ، با افسر ارشد تجارت (یا طراحی کننده آنها) و مدیر کارت خرید تماس بگیرید.
  • معاملات تقسیم نمی شوند تا از محدودیت های معاملات واحد جلوگیری کنند
  • کالاهای خریداری شده شامل کالاهای محدود نیستند یا از طریق تأمین کنندگان محدود به دست نیامده اند.
  • کارت خرید روش خرید مناسب برای معامله بود (به ماتریس کالای مالی بن مراجعه کنید).

  کنترل نقدی

  هر واحد جمع آوری یا نگهداری پول نقد برای اطمینان از محافظت از مجموعه ها به اندازه کافی نیاز دارد."پول نقد" به منظور بحث کنترل شامل ارز ، سکه ، چک ، سفارشات پول و گواهی/کارت هدیه است. انواع پول نقد به طور معمول شامل رسیدهای نقدی ، حساب های کوچک نقدی و تغییر وجوه است. اصول زیر در مورد رسیدگی به پول نقد خوب با جزئیات بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت: تفکیک وظایف ، امنیت ، آشتی ، بررسی مدیریت ، مستندات.

  تفکیک وظایف: وظایف رسیدگی به پول نقد را می توان به چهار مرحله تقسیم کرد: دریافت ، واریز ، ضبط و آشتی. در حالت ایده آل ، هر چهار مرحله توسط افراد مختلف انجام می شود. هدف از این تفکیک وظایف ، به حداقل رساندن فرصت برای یک کارمند برای تأمین بودجه و جلوگیری از تشخیص است. در یک بخش کوچکتر ، ممکن است تفکیک کامل کلیه وظایف مربوط به پول نقد را امکان پذیر نباشد. در این شرایط ، اداره ممکن است به جبران کنترل ها برای کاهش خطر سوءاستفاده از پول نقد (به عنوان مثال ، افزایش نظارت) متکی باشد.

  امنیت: تا زمانی که واریز شود ، تمام پول نقد را در امان نگه دارید. برای مناطقی که درآمدهای نقدی منظم دارند ، برای محدود کردن دسترسی به محتوای صندوق امانات ، یک قطره ایمن نیز توصیه می شود. صرف نظر از نوع ایمن استفاده شده ، دسترسی فقط به پرسنل نظارتی و مجاز را محدود کنید. صندوق امانات را در جایی پیدا کنید که به طور مداوم توسط کارمندان دپارتمان قابل مشاهده باشد اما از دید عمومی خارج شود. ترکیبی از صندوق امانات را به طور منظم (به عنوان مثال سالانه) تغییر دهید و وقتی کارمندی که ترکیب آن را با امنیت می شناسد ، واحد را ترک می کند. در صورت استفاده از جعبه های نقدی ، اطمینان حاصل می کند که آنها می توانند قفل شوند ، مقاوم در برابر آتش هستند ، به راحتی قابل جابجایی یا پنهان نیستند و دسترسی به شخصی که پول نقد را جمع می کند محدود می شود. صندوق های نقدی را نمی توان در بین کارمندان به اشتراک گذاشت زیرا پاسخگویی به پول نقد کاهش می یابد و مدیریت قادر به مسئولیت کمبود به کارمند مناسب نیست. اگر مبالغ زیادی جمع آوری می شود و یا پول نقد در یک منطقه ترافیک بالا جمع آوری می شود ، نصب دوربین و سیستم هشدار را در نظر بگیرید.

  آشتی و مستندات: برای اطمینان از کامل بودن درآمدها ، جمع آوری نقدی باید روزانه به صورت روزانه با سیستم ثبت پول/نقطه فروش آشتی شود. به طور ماهانه ، کارمندی که بودجه جمع نمی کند باید بلیط های سپرده را به حساب های عمومی Ledger آشتی دهد تا اطمینان حاصل شود که کلیه مبالغ به درستی واریز شده و مانده های عمومی را به سوابق بانکی آشتی داده است تا اطمینان حاصل شود که سپرده ها به طور مناسب توسط بانک اعتبار داده می شوند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مستند سازی آشتی ، به زیر مراجعه کنید.

  الزامات نگهدارنده ثبت در طی فرآیند جمع آوری نقدی وجود دارد. سابقه ای از پول جمع آوری شده باید توسط کارمند مسئول پذیرش پول نقد حفظ شود. این می تواند به صورت نوار ثبت پول ، یک گزارش درآمدی ، کتاب دریافتی از پیش شماره گذاری و غیره باشد. این رکورد با پول نقد واقعی موجود در هنگام تعادل روزانه ثبت نام یا صندوق پول مقایسه می شود. سوابق سپرده های ساخته شده باید مستند و حفظ شود تا در عملکرد آشتی ها کمک کند. آشتی بین کتاب و مانده بانکی باید به صورت ماهانه انجام شود و مستنداتی که آشتی انجام شده است ، که موارد آشتی مورد بررسی قرار گرفته و حل شده است باید حفظ شود.

  بررسی مدیریت: سرپرستان باید اولیه و تاریخ آشتی را نشان دهند تا نشان دهند که آنها مورد بررسی و تصویب قرار گرفته اند.

  سیاستها و روندها

  مطابق با سیاست دانشگاه 2701 - مدیریت سیاست کنترل داخلی وظیفه ایجاد ، حفظ و ترویج شیوه های مؤثر در تجارت و کنترل های داخلی مؤثر را بر عهده دارد. تدوین سیاست ها و رویه های دپارتمان کتبی روشی مؤثر برای حفظ یک سیستم قوی از کنترل های داخلی است. از سیاست ها و رویه های مستند استفاده کنید تا به وضوح فعالیتهای کنترل انجام شده در طی فرآیندهای مختلف تجاری واحد را مشخص کنید. اینها به جهت گیری کارمندان جدید کمک می کند ، به اطمینان از تداوم مشاغل در صورت گردش مالی کمک می کند و به اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مربوطه کمک می کند.

  مستندات هدف تجاری

  انتظار می رود تمام هزینه ها برای فعالیت های عادی ، معقول و واقعی مربوط به تجارت در پیشبرد مأموریت های دانشگاه و سیستم بهداشتی انجام شود. علاوه بر این ، پن بودجه قابل توجهی را از حامیان مالی فدرال و سایر منابع که مسئولیت های قابل توجهی برای وفاداری دارند ، دریافت می کند. عدم نیاز به حمایت از اسناد و مدارک اثبات هدف کسب و کار برای داوران داخلی می تواند منجر به عدم کشف هزینه های نامناسب شود. عدم ارائه مستندات پشتیبانی با اهداف تجاری به داوران خارجی می تواند منجر به عدم مجازات ، جریمه ، مجازات هایی شود که تأثیرات مالی و شهرت برای دانشگاه دارد.

  یک هدف تجاری کافی باید دلیل انجام معامله را بر خلاف تنها بازگرداندن کالای خریداری شده توصیف کند. به عنوان مثال ، "فریزر" توضیحی برای هدف تجاری کافی نخواهد بود. یک توضیح مناسب می تواند: "فریزر برای ذخیره نمونه های تحقیقاتی در آزمایشگاه دکتر اسمیت."توضیحات هدف تجاری باید به اندازه کافی مفصل باشد تا به داوری اجازه دهد ، خواه سرپرست داخلی ، حسابرس فدرال ، نماینده IRS و غیره باشد ، تا ثابت کند که این معامله به نفع و استفاده از دانشگاه مطابق بامأموریت غیر قابل پرداخت آن.

  تأیید کارت های زمانی

  به منظور اطمینان از مناسب بودن ساعات ارائه شده ، کارت ها/سوابق زمان کارمندان توسط سرپرست خود به عنوان گواهینامه مبنی بر اینکه ساعت/کار در واقع طبق گزارش انجام شده است ، تأیید می شود. در صورت امکان ، اضافه کاری باید از قبل تأیید شود. سرپرستان باید برای ثبت و تأیید خود ، زمان بندی را امضا یا اولیه کنند و تاریخ را ثبت کنند. برای تحویل به زمان تحویل برای ورود به زمان ، به کارمندان تأیید نشده است. این امکان را برای افراد فراهم می کند تا یک TimeCard قبلاً تأیید شده را تغییر داده و دستمزد اضافی نامناسب دریافت کنند.

  انجام ارزیابی عملکرد سالانه

  ارزیابی عملکرد ابزارهای ارزشمندی است که در مورد عملکرد و دستاوردهای آنها برای سال گذشته بازخورد خود را در اختیار کارمندان قرار می دهد. آنها همچنین به کارمندان در درک مسئولیت های شغلی و انتظارات عملکرد سرپرست کمک می کنند. انتظار می رود ارزیابی ها منصفانه ، نماینده عملکرد واقعی ، کتبی و انجام شده سالانه باشد. عدم ارائه ارزیابی های مستند می تواند فرآیندهای انضباطی بعدی را پیچیده کند.

  حساب های نقدی کوچک

  اگر فرآیندهای تجاری و کنترل داخلی ایجاد نشود و به اجرا درآید ، پول نقد خرد به راحتی سوء استفاده می شود. کنترل ها و مفاهیم زیر به شما کمک می کند تا از حساب های نقدی کوچک خود به درستی استفاده و محافظت کنید:

  • اجازه استفاده از پول نقد خرده فروشی را برای اهداف عملیاتی از جمله پرداخت فاکتورها یا مبلغ متفرقه ، پرداخت حقوق یا دستمزد ، یا پیشرفت یا وام به کارمندان نکنید.
  • فقط به متولی مستقر اجازه دسترسی به وجوه را می دهد. اگر آن فرد برای مدت طولانی در دسترس نیست ، برای انتقال مسئولیت به شخص دیگری با دفتر خزانه دار تماس بگیرید.
  • برای کلیه بازپرداختهای نقدی کوچک به رسید/مستندات نیاز دارید.
  • مستلزم تأیید کوپن های نقدی کوچک توسط سرپرست کارمند درخواست کننده یا شخص مناسب دیگری که با فعالیتی که منجر به هزینه اصلی شده است ، تأیید می شود.
  • صندوق پول نقد کوچک از طریق استفاده از جعبه های نقدی قفل شده و جعبه ها را در یک کشو کابینت قفل شده یا ایمن در هنگام استفاده از متولی ، ایمن کنید.
  • در حین بررسی نظارت و تأیید درخواست دوباره پر کردن ، اطمینان حاصل کنید که رسیدها گنجانده شده و مناسب ظاهر می شوند.
  • شمارش پول نقد غافلگیرکننده دوره ای توسط یک افسر تجاری اداری یا طراحی (غیر از متولی) را انجام دهید. از فرم شمارش پول نقد می توان برای تسهیل و مستند سازی شمارش غافلگیرکننده استفاده کرد.
  • حسابرسی 101
    • روند حسابرسی
    • کنترل داخلی
    • راهنمایی های کنترل داخلی
      • کنترل داخلی عملیاتی
      • فناوری اطلاعات کنترل داخلی
      • پروژه های حمایت شده مربوط به کنترل داخلی
      • به چه کسی خدمت می کنیم
      • چگونه ما به مشتریان خود خدمت می کنیم
      • انطباق نظارتی
      • منابع جامعه IT پن
      • چارچوب های کنترل
      • مناطق کنترل "داغ" فعلی

      اصول رفتار مسئولانه

      ما از شما می خواهیم که این اصول را از نزدیک بخوانید و خود را با انتظارات و منابع ارائه شده آشنا کنید.

      215 پی-پیرمرد

      اگر در مورد نقض احتمالی سیاست ها یا الزامات قانونی سؤال یا نگرانی دارید ، با شماره 215-P-Comply (215-726-6759) یا www. upenn. edu/215pcomply تماس بگیرید.

      سیاست های دانشگاه

      زندگی عمومی ، دانشجویی و دانشگاهی ، برنامه های تحقیق و حمایت مالی ، بین المللی و اداری < pan> هدایت کنترل داخلی